Administrateur(trice) de Contrat Sénior / Senior Contract Administrator

*English version will follow*

Progesys est une firme reconnue en gestion de projets et la transition optimale de ces projets de la construction à l’opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et a des bureaux aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Asie et en Amérique Latine.

Progesys est actuellement à la recherche d'un Administrateur de Contrat Senior pour rejoindre notre équipe. Dans ce rôle, vous jouerez un rôle crucial dans la gestion des contrats pour garantir que les biens et services nécessaires au bon déroulement des projets sont fournis conformément aux exigences de qualité, aux délais et aux budgets définis.

Relevant du Directeur d'Approvisionnement, l'Administrateur de Contrat Senior joue un rôle clé dans la gestion des contrats de projet, incluant la négociation avec les fournisseurs, la gestion des commandes, et le suivi de la conformité des produits et services aux normes et exigences contractuelles. Travaillant dans des secteurs diversifiés, il est responsable de s'assurer que toutes les obligations contractuelles sont respectées et que les relations avec les fournisseurs sont optimisées pour répondre aux objectifs des projets.

Principales responsabilités

• Responsable de l’administration des contrats sur le contrat principal.
• Soutenir l’équipe propriétaire dans l’administration du contrat principal et des différents contrats fournisseurs.
• Rédiger des lettres contractuelles pour les travaux d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction.
• Préparation et émission d’appels de propositions, trousses d’appels d’offres pour la construction.
• Proposer des textes/clauses alternatifs aux contrats, selon les intérêts de l’entreprise par le biais d’accords avec les fournisseurs. Assurer la liaison avec le personnel juridique, fiscal et comptable pour s’assurer que les exigences en matière de processus, de politique et de contrat sont respectées avant de soumettre à la direction pour approbation.
• Fournir des conseils et appliquer des connaissances spécialisées dans l’élaboration du processus d’administration des contrats.
• Activités de gestion du changement, de gestion des sinistres, de gestion des risques et de gestion financière.
• Rédiger la correspondance de projet, la gestion des demandes d’ordre de modification et la gestion des réclamations et s’assurer que toutes les communications, réponses et demandes aux fournisseurs sont émises en temps opportun.
• Élaborer et tenir à jour tous les documents et documents contemporains pertinents aux changements potentiels;
• Structurer et gérer la documentation conformément aux procédures de contrôle des documents.
• S’assurer que toutes les listes de contrôle des contrats doivent être examinées et approuvées par la direction avant la signature du contrat.
• Surveille la conformité aux exigences contractuelles en s’assurant que toutes les conditions sont remplies avant l’approbation de la facture finale. Suivi des jalons et des livrables du contrat pour s’assurer que les conditions sont remplies avant le paiement.
• Coordonner avec tous les niveaux de la direction pour recueillir, analyser, résumer et préparer des recommandations sur les stratégies, les pratiques et les procédures d’approvisionnement.
• Enquêter sur les réclamations impayées du client pour établir la responsabilité en fonction des dispositions du contrat ou des erreurs sur place.
• Assister à diverses réunions et interagir avec des disciplines fonctionnelles sur les manières contractuelles.

Qualifications requises

• Diplôme universitaire, diplôme en commerce ou équivalent
• Minimum de 12 ans d’expérience significative en administration de contrats
• Expérience dans l’exécution de contrats de construction
• Une connaissance approfondie des conditions contractuelles et du droit des contrats commerciaux dans les pays d’Amérique du Nord est requise;
• Avoir fait ses preuves dans la négociation et l’administration de contrats.
• Compétences exceptionnelles en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Diriger des réunions avec tous les promoteurs, les ingénieurs de projet et les gestionnaires de projet pendant le processus d’appel d’offres.
• Expérience de travail efficace avec les ingénieurs et compréhension de leurs plans et spécifications techniques.
• Une expérience de la gestion de projet, de l’approvisionnement et de l’établissement de relations à des fins d’approvisionnement est préférable.
• Une grande autonomie, un sens élevé des responsabilités;
• Leadership, compétences stratégiques, sens des affaires, professionnalisme et persévérance;
• Capable de travailler sous pression, motivé et capable de travailler en équipe.
• Bilingue Anglais-Français (Le bilinguisme est requis pour cette position puisque l'employé devra communiquer au quotidien avec des parties prenantes (clients et collègues) à l'extérieur du Québec ne parlant pas le français)

Nos avantages :

En plus d'offrir un environnement de travail stimulant et dynamique, nous offrons :

🤝 Une culture et un environnement de travail ouverts et inclusifs

💰Un salaire compétitif

🦷 Prestations de santé et de soins dentaires dès le premier jour

💰 Prime de references.

👩‍🏫Entreprise qui encourage le développement professionnel

🌍 Mobilité internationale

🚧 Projets d'envergures

🧑‍💻 Travailler en étroite collaboration avec une équipe de personnes curieuses et ouvertes d'esprit

🏋️ Salle de sport sur place (Bureau de Laval)

Progesys est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et dispose d'un programme d'égalité des chances en matière d'emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Merci pour votre intérêt. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactées.

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Progesys is a recognized firm specializing in project management and the seamless transition of projects from construction to operation. The company has been based in Laval, Canada, since 2002 and has offices in the United States, the Middle East, Asia, and Latin America.

Progesys is currently seeking a Senior Contract Administrator to join our team. In this role, you will play a crucial role in contract management to ensure that the goods and services required for the successful execution of projects are provided in accordance with defined quality standards, timelines, and budgets.

Reporting to the Director of Procurement, the Senior Contract Administrator plays a key role in managing project contracts, including supplier negotiations, order management, and ensuring product and service compliance with contractual standards and requirements. Working across diverse sectors, they are responsible for ensuring that all contractual obligations are met and that supplier relationships are optimized to meet project objectives.

Tasks and Responsibilities

• Responsible for contract administration on the prime contract.
• Support the Owner team in administering the prime contract and different supplier contracts.
• Draft contractual letters for engineering, procurement and construction works.
• Preparing and issuing Request for Proposals, Construction Tender Packages.
• Propose alternative text/clauses to contracts, as appropriate for the company’s interests through agreements with suppliers. Liaise with legal, tax and accounting personnel to ensure process, policy and contractual requirements are met prior to submission to management for approval.
• Provide advice and apply specialized knowledge in the development of the contract administration process.
• Change Management, Claim Management, Risk Management and Financial Management activities.
• Draft project correspondence, change order request management and claims management and ensure that all communication, reply and request to suppliers are timely issued.
• Develop and maintain all contemporary records and documentation relevant to potential changes;
• Structure and manage documentation in accordance with document control procedures.
• Ensure all contract checklists to be reviewed and approved by management prior to contract signature.
• Monitors compliance to contract requirements ensuring all conditions are satisfied before approval of the final invoice. Tracking contract milestones and deliverables to ensure conditions are satisfied prior to payment.
• Coordinate with all level of management to gather, analyze, summarize, and prepare recommendations on sourcing strategies, practices and procedures.
• Investigate unpaid claims by client to establish responsibility based on contract provisions or on site errors.
• Attend various meetings and interface with functional disciplines on contractual manners.

Skills and qualifications

• University degree, diploma in business or equivalent
• Minimum 12 years of significant experience in contract administration
• Experience executing construction contracts
• Extensive knowledge of Contractual Terms & Conditions and Commercial Contract Law in North American countries are required
• Have a proven track record in contract negotiations and administration.
• Exceptional communication skills, both written and verbal
• Lead meetings with all proponents, project engineers and project managers during the tender/RFP process.
• Experience working effectively with engineers and understand their technical plans and specifications.
• Experience in project management, sourcing and establishing relationships for procurement purposes is preferred.
• Great autonomy, a high sense of responsibility;
• Leadership, strategic skills, business acumen, professionalism and perseverance;
• Able to work under pressure, self- motivated and able to work as a part of a team. 

Our Benefits:

In addition to offering a stimulating and dynamic work environment, we provide:

🤝 An open and inclusive workplace culture and environment

💰 A competitive salary

🦷 Health and dental benefits from day one

💰 Referral bonuses

👩‍🏫 A company that promotes professional development

🌍 International mobility

🚧 Large-scale projects

🧑‍💻 The opportunity to work closely with a team of curious and open-minded individuals

🏋️ On-site gym (Laval office)

Progesys is an equal opportunity employer and has an employment equity program for women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and people with disabilities.

Thank you for your interest. Please note that only shortlisted candidates will be contacted.